交通部公文处理办法

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交通部公文处理办法
（1994年5月16日交通部交办发〔1994〕453号文发布）

第一章总则
第一条根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》（国办发〔1993〕81号）制定本办法。
第二条本办法适用于交通部机关、部属行政机关公文及各省、自治区、直辖市、计划单列市交通部门报部公文。
部直属及双重领导企事业单位公文处理参照本办法执行。
第三条交通部办公厅是交通部公文处理的管理机构，主管部机关并负责指导下级行政机关的公文处理工作。
第四条部机关厅司局及部属行政机关应设立文秘部门或者配备符合职位要求的专职干部负责公文处理工作。
第五条公文处理必须做到及时、准确、安全、保密，并努力提高公文处理工作的效率和质量；行文要少而精，注重效用；必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。
第六条公文处理工作应贯彻“党政分开”的原则。

第二章公文种类
第七条交通部公文种类主要包括：
（一）令
适用于部依照有关法律规定发布交通法规，宣布施行重大强制性行政措施等。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
（三）指示
适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则和要求。
（四）公告、通告
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于发布行政规章；转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和调配干部。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。
（八）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复
适用于答复下级机关请示事项。
（十）函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
（十一）会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第八条部机关行政公文划分为“文件”、“专用文件”和“签报”。
（一）“文件”分为《交通部令》、《交通部文件》、《交通部函》、《交通部办公厅文件》和交通部×××司（局）文件。
（二）“专用文件”指在一定业务范围内使用、有特定版头和处理程序的公文。属须部批准的常规性审批公文，主管司局应尽量采用“专用文件”形式。目前，部“专用文件”有：《交通部任免通知》、《交通部出国人员政审批件》、《交通部出国任务通知书》、《交通部办理海员证批件》。
（三）“签报”是部机关各职能部门向直接上级请示问题或报告工作的一种形式。“签报”必须由主办单位负责人亲笔签名，不加盖印章，送主管领导人原件批回。不得同时抄送几位领导人和抄送其他单位。

第三章公文格式
第九条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关等部分组成。
（一）发文机关应当写全称或者规范简称；联合行文，主办机关排列在前。
（二）公文密级、缓急标志要清楚。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
（三）发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文，可只标主办机关发文字号。
（四）上报的公文，应当在发文字号右侧注明签发人姓名。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主、抄送单位如用简称，应用规范简称。抄送单位排列顺序为：国务院各部门，各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府及其部门，部直属单位，部内有关司局。
（七）公文如有附件（不包括被批转、报送件），应在正文之后，年月日之前，注明附件的名称和件数。
（八）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。
（九）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人签发日期为准。
（十）部及厅、司、局公文应当标注主题词（见部公文主题词表）；上报的公文，应当按照上级机关的公文主题词表标注主题词。

第四章行文规则
第十条各级行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第十一条部在职权范围内，可向国务院各部门，各省、自治区、直辖市、计划单列市政府及交通厅（局、委、办），部直属及双重领导企事业单位行文。
第十二条属部机关厅司局职权范围的事项，应由各厅、司、局自行发文；须部审批的事项，经部领导同意后，也可由厅、司、局发文，文中注明经部领导同意。
部机关厅、司、局之间遇有问题应当面协商，除人员任免、奖惩、调动外，原则上不互相行文。
部机关各司局不应以司局名义向国务院各部门及省、自治区、直辖市政府行文。
第十三条具有行政管理职能的部船检局、救捞局、无线电管理委员会等，向部请示或者报告可使用签报形式，可代部起草公文稿。
部属单位受部机关有关司局委托代为拟办的公文稿，须经有关司局领导人审核签字，并按公文处理程序办理。
第十四条地方交通部门、部直属和双重领导企事业单位要求部解决具体问题时，应按部机关职权范围，直接行文报送有关厅司局处理。
第十五条部属下级机关和企事业单位一般不得越级请示。
第十六条 “请示”应当一文一事；一般只主送一个上级机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。
第十七条 “报告”、“纪要”“简报”中不得夹带请示事项。
第十八条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
第十九条经批准在报刊上全文发布的交通法规，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

第五章公文办理
第二十条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第二十一条收文办理应注意事项：
（一）登记包括：来文机关、文号、标题、来文日期、收文编号等。一般事务性来文可视情况确定是否登记。
部及办公厅的收文，由文书处或者机要处负责签收、拆封、登记、分办；部内各司局的收支，由其办公室或综合处负责拆封、登记、分办；注明领导同志亲启件，原封登记后送领导人或其秘书签收。上下级机关送领导亲启的信函由领导本人拆阅。
（二）凡送部并需办理的公文，由办公厅根据内容和性质，提出拟办意见，分送部领导批示或送有关司局办理；主送部内各司局的公文，由其办公室或综合处分办。
（三）承办单位应按时限要求抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
（四）文秘部门应当建立拟办、分办公文的检查催办制度，并负责检查催办。
第二十二条发文程序：
（一）部发文程序：主办司局承办人拟稿——处室领导核稿——司局办公室核稿——司局领导人审核——办公厅文书处核稿（上报党中央、国务院的，经厅领导核稿）——部领导审阅签发——文书处登记编号——缮印——文书处封发。
（二）厅发文程序：与部发文程序基本相同，由办公厅主任或副主任签发。重要公文必要时由部领导审阅后发。
（三）司局发文程序：主办处室承办人拟稿——处室领导核稿——司局办公室核稿——司局领导人签发——会签——司局办公室编号——缮印——主办司局封发。
（四）“专用文件”发文程序：承办人拟稿——处室领导核稿——司局办公室核稿——部授权的司局领导签发——司局办公室编号——缮印——主办司局封发。
第二十三条拟办公文应当做到：
（一）符合国家的方针、政策和法规以及部的方针、政策和有关规定。
（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
（五）必须使用国家法定计量单位。
（六）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明规范简称。
（七）根据内容和行文对象，正确使用公文种类，送领导审核的文稿，应附来文和必要的相关文件。
（八）拟稿人根据实际需要，确定主、抄送单位，分别标明正文和附件印数。
第二十四条公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第二十五条公文稿中凡有涉及其他单位的问题，主办单位应当主动与有关单位协商、会签。会签应注意以下事项：
（一）会签文稿均以会签单位领导人签字为有效。
（二）部内会签，由主办司局送转会签。有关司局如有不同意见，应当协商一致后再报部领导。如经充分协商仍不能取得一致意见，应如实报部领导。
（三）部外会签（包括会印），由主办司局指定专人承办。部外单位对会签稿有重大修改，应重新送部领导审批。
（四）部外单位送我部会签或会衔的文稿，先由主办司局提出意见，然后按部发文程序办理。
（五）上报的公文，如有关部门意见不一致，应当在文中如实反映。
第二十六条公文送领导人签发之前，应当由文秘部门审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及部的有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
在不改变愿意的情况下，核稿人可对文稿进行删节和文字加工。需对文稿进行较大修改时，应提出修改意见商经办人（主办单位）修改。
公文经部领导签发后，文书处应注意部领导对文稿内容有无修改，必要时做适当文字处理。
会签单位和核稿人应注意保持稿面的整洁。稿面不洁、字迹潦草、涂改勾划较乱的，由经办人清稿（并将原稿附后）。
第二十七条公文签发：
部发文，一般的按部领导分工，由主管部领导签发；上报的或重要的下发公文，由部长或授权副部长签发。有的公文可由部领导授权的厅司局领导签发。
厅司局发文，由厅司局领导人签发；厅司局领导人不在时，由主管部领导授权主持厅司局工作者签发。
第二十八条审批公文，主批人应有明确意见，并签署姓名和审批时间。其他审批人圈阅，视为同意。公文签发人对所签发的公文内容全面负责。
第二十九条拟办、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。
第三十条缮校：
（一）部机关发文，由文印室负责缮印。缮印过程中，如需修改原稿时，司局发文应与司局核稿人联系，部发文应与办公厅核稿人联系；如属重要修改，应请示原签发人同意。
（二）校对，部发文由文印室负责前二校，经办人负责三校；其他公文均由经办人负责校对。部上报的公文，付印前应经办公厅核稿人看样。
第三十一条拟办公文，应逐步淘汰书写方式，使用计算机、四通打字机等打印在公文稿纸上。“签报”第二页可使用16开或Ａ4型白纸，一般每页18行至20行，每行22至25个字，排列要疏密有致。字体应为3号宋体或楷体。
第三十二条上报的公文如不符合本办法第十五条、第十六条、第二十三条第一项、第二十五条第五项的规定，上级机关的文秘部门可退回呈报单位。
第三十三条上级行政机关的行政公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级机关负责人或办公厅（室）主任批准，可以翻印，但应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密复。
第三十四条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

第六章公文立卷、归档和销毁
第三十五条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《交通文件材料立卷归档办法》及有关规定，及时立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十六条没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和司局或处室主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销。

第七章附则
第三十七条交通法规方面的公文，依照《交通法规制定程序规定》（部1992年第38号令）处理。
第三十八条本办法由部办公厅负责解释。
第三十九条本办法自1994年6月1日起施行。部及办公厅其他有关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

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